Consultancy terms

Adviesvoorwaarden (Consultancy terms) van Birch Wealth Solutions BV, Birch Group AG en Birch Caring Families AG per 01.01.2017.

I. Scope adviesvoorwaarden

  1. Onder “Birch” wordt in deze Adviesvoorwaarden verstaan: Birch Wealth Solutions B.V., statutair gevestigd te Groningen en kantoorhoudende te Groningen, haar werknemers of de zelfstandige adviseur (franchisenemer), die een van de handelsnamen van “Birch Wealth Solutions” of “Birch Services” rechtsgeldig voert en Birch Group AG, statutair gevestigd te Zürich, Switzerland, en kantoorhoudende te Zürich, Switzerland, en haar dochtervennootschap Birch Caring Families AG, statutair gevestigd te Zürich en aldaar kantoor houdend.
  2. Onder “Opdrachtgever” wordt in deze Adviesvoorwaarden verstaan; de natuurlijke persoon, de rechtspersoon of het samenwerkingsverband dat in verband met het leveren van diensten en/of zaken door Birch, dan wel het verrichten van enige andere prestatie door Birch, een mondelinge danwel schriftelijke overeenkomst is aangegaan of te dien einde met Birch in onderhandeling is.
  3. Onder “Partijen” worden in deze Adviesvoorwaarden verstaan: Birch als omschreven in punt 1 en Opdrachtgever(s). Deze Adviesvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten waarbij door Birch, al dan niet op declaratiebasis, adviezen aan Opdrachtgever(s) worden verstrekt, tenzij tussen partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de Overeenkomst van Dienstverlening danwel mondeling zijn overeengekomen.
  4. Op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Birch is het Nederlandse recht van toepassing.

II. Offerten

  1. Alle mondeling of schriftelijk door Birch uitgebrachte offerten, in welke vorm dan ook, zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
  2. Offerten en opgegeven tarieven van derden dienstverleners zoals bijv. financiële instellingen en adviseurs zijn, tenzij daarin uitdrukkelijk anders is aangegeven, vrijblijvend en onder voorbehoud van acceptatie door de betreffende dienstverlener, bank of vermogensbeheerder, etc.

III. Overeenkomst van Dienstverlening

  1. Een Overeenkomst van Dienstverlening – OVD, evenals een doorlopende adviesovereenkomst, komt eerst tot stand na mondelinge dan wel schriftelijke aanvaarding van de offerte en/of voldoening van een voorschot. Eventueel later gemaakte aanvullende afspraken of wijzigingen binden Birch slechts na diens schriftelijke bevestiging.
  2. De omschrijving van de diensten in de offerte van Birch wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven, tenzij de Opdrachtgever daartegen binnen 3 werkdagen schriftelijk geprotesteerd.
  3. Birch behoudt zich het recht voor opdrachten, zonder opgave van redenen, te weigeren. Non-acceptatie wordt door Birch zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 7 werkdagen, aan de opdrachtgever ter kennis gebracht.
  4. Birch is gerechtigd bij of na het aangaan van de Overeenkomst van Dienstverlening, alvorens (verder) te presteren, van Opdrachtgever zekerheid te eisen dat zowel aan betaling, als overige verplichtingen voldaan zal worden en kan een aanbetaling verlangen ter grootte van het geschatte bedrag van de verlangde dienstverlening.
  5. In het geval Opdrachtgever enig digitaal bericht aan Birch heeft verzonden en Opdrachtgever binnen 24 uur (met uitzondering van niet-werkdagen en wettelijk erkende feestdagen) na verzending van dat bericht geen ontvangstbevestiging van Birch heeft ontvangen, dan dient Opdrachtgever zichzelf ervan te vergewissen dat het bericht Birch daadwerkelijk heeft bereikt. Birch is nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook die voortvloeit uit de omstandigheid dat door Opdrachtgever aan Birch verzonden (email)berichten Birch niet hebben bereikt.
  6. Opdrachtgever verplicht zich tot het aanbieden van zijn / haar financiële gegevens in digitale vorm of iedere andere vorm zulks in bij onderling goedvinden.

IV. Annulering

Indien Opdrachtgever, nadat een Overeenkomst van Dienstverlening tot stand is gekomen, deze wenst te annuleren wordt minimaal 80% van de overeengekomen fee als annuleringskosten in rekening gebracht, onverminderd het recht van Birch op volledige schadevergoeding, inclusief gederfde winst. Bij annulering, middels een aangetekend schrijven, binnen 3 werkdagen is geen vergoeding verschuldigd.

V. Uitvoering

  1. Birch zal de opdracht met zorg uitvoeren en ter zake te allen tijde mondeling dan wel schriftelijk adviseren.
  2. Birch bepaalt de wijze waarop en door welke personen, Birch collega’s danwel externespecialisten, de overeengekomen opdracht uitgevoerd wordt, doch houdt daarbij zoveel als mogelijk rekening met de door Opdrachtgever kenbaar gemaakte wensen.
  3. Indien is overgekomen dat de opdracht in fasen zal worden uitgevoerd, kan Birch het verstrekken van de adviezen, die tot een volgende fase behoren, uitstellen totdat Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgegane fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

VI. Termijnen van uitvoering

Alle door Birch genoemde termijnen voor uitvoering van de opdracht zijn indicatief en naar beste weten vastgesteld. Indien overschrijding van de termijn plaatsvindt, zal Birch de Opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Overschrijding van de aangegeven termijn kan voor de Opdrachtgever op voorhand geen aanleiding zijn om de overeenkomst te ontbinden. Opdrachtgever erkent dat voor een correcte en tijdige dienstverlening Birch afhankelijk is van de ter beschikking stelling van de benodigde gegevens, relevante stukken en juiste informatieverstrekking van Opdrachtgever.

VII. Vertrouwelijke informatie

Iedere partij zal alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen treffen ten einde de van de andere partij ontvangen informatie van vertrouwelijke aard geheim te houden. Birch registreert persoonlijke en/of zakelijke gegevens van de Opdrachtgever. Opdrachtgever geeft op voorhand Birch toestemming om de gegevens, waarvan de kennisneming door anderen dan Birch nuttig en/of noodzakelijk is in het kader van de uit te voeren opdracht, dan wel in het kader van relatiebeheer, te verstrekken.

VIII. Medewerking door Opdrachtgever

  1. Indien noodzakelijk is dat Opdrachtgever zijn medewerking verleent aan het uitvoeren van de Overeenkomst van Dienstverlening, zal Opdrachtgever desgevraagd steeds tijdig en te allen tijde schriftelijk alle nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen. De Opdrachtgever is zelf volledig verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle door hem aan Birch verschafte informatie.
  2. Indien voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijke gegevens niet, niet tijdig of niet overeenkomstig de afspraken ter beschikking van Birch staan of indien opdrachtgever op andere wijze niet aan zijn verplichtingen voldoet, dan wel de verstrekte informatie misleidend is, kan dit tot opschorting van de uitvoering van de Overeenkomst aanleiding geven en kunnen extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven van Birch in rekening worden gebracht.

XI. Wijzigingen en meerwerk

  1. Birch zal Opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen indien door een tussen partijen nader overeen te komen wijziging en / of aanvulling van de opdracht het tijdstip van voltooiing van de opdracht zal beïnvloeden.
  2. Indien een vast honorarium (aanneemsom voor te verrichten inspanningen) voor de opdracht is afgesproken zal Birch de Opdrachtgever tevoren inlichten indien en in hoeverre een nader overeen te komen wijziging of aanvulling van de overeenkomst tot gevolg heeft dat het overeengekomen honorarium zal worden overschreden.

X. Honorarium, voorschotten en betaling

  1. Behoudens wanneer partijen bij het tot stand komen van de OVD een vast honorarium (fixed fee) zijn overeengekomen, zal het honorarium door de factoren bestede uren x geldend uurtarief (standaard uurtarief Euro 265,–: fee based) of assets under management (percentage van het vermogen) worden bepaald.
  2. Het vaste lokale uurtarief bedraagt Euro 265,–, in ‘cross border’ ‘Europe advisering’ geldt een factor van 1.2 en voor ‘cross border’ ‘World advisering’ een factor van 1.5.
  3. Birch behoudt zich het recht voor om de, in de OVD tussen cliënt en Birch, genoemde tarieven jaarlijks aan te passen conform het jaarlijkse CPI (consumentenprijsindex) cijfer met een minimum van 2%. Daarnaast behoudt Birch zich het recht voor om de (basis) tarieven en de inhoud van een gekozen abonnement aan te passen. Opdrachtgever wordt van eventuele wijzigingen vooraf geïnformeerd en kan het abonnement met een opzegtermijn van 1 maand opzeggen. Wettelijke aanpassingen van de BTW en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd vormen geen grondslag tot opzegging van een overeenkomst of abonnement.
  4. Indien Birch reiskosten dient te maken voor een juiste uitvoering van haar werkzaamheden worden deze doorberekend aan de Opdrachtgever tegen een vast tarief van €. 0,50 per kilometer excl. BTW. Vaststelling van het aantal kilometers en de reistijd geschiedt volgens de berekeningsmethode als gehanteerd door www.routenet.nl.. De snelste route volgens deze internetapplicatie is hierbij leidend. Daarnaast worden reisuren in rekening gebracht tegen een bedrag groot €. 75,00 excl. BTW, tenzij anders is vastgelegd in Overeenkomst van Dienstverlening.
  5. Een conference-call en/of een e-mailwisseling en/of een telefonisch contact met een Opdrachtgever wordt in rekening gebracht tegen het laatst gepubliceerde basis uurtarief van Euro 265,–.
  6. Alle declaraties zullen door Opdrachtgever worden betaald in overeenstemming met de op de declaratie vermelde betalingscondities. Indien Opdrachtgever de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, zal Opdrachtgever, zonder dat enige ingebrekestelling nodig is, over het openstaande bedrag, de wettelijke rente verschuldigd zijn, met een minimum van 1% per maand.
  7. Indien Opdrachtgever na ingebrekestelling nalatig blijft de vordering alsnog te voldoen, zal de vordering uit handen worden gegeven in welk geval Opdrachtgever naast het alsdan verschuldigde totale bedrag tevens gehouden zal zijn tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten waarvan de hoogte wordt bepaald op 25% van het totale bedrag van het honorarium en van de eventuele gerechtelijke kosten, met een minimum van €. 450,00 excl. BTW.
  8. Birch zal gerechtigd zijn bij het tot stand komen van de Overeenkomst van Dienstverlening voorschotten bij Opdrachtgever in rekening te brengen op het uiteindelijk te declareren honorarium.
  9. Indien de kredietwaardigheid van Opdrachtgever daartoe aanleiding geeft, kan Birch ook nadien nadere zekerheid verlangen bij gebreke, waarvan Birch de uitvoering van de overeenkomst mag opschorten. Birch behoudt het recht om in geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van de Opdrachtgever haar vorderingen en de verplichtingen van de Opdrachtgever jegens Birch onmiddellijk opeisbaar te stellen.
  10. Indien Birch kosten moet maken om aangeleverde stukken van haar cliënten in te scannen, zal zij hiervoor een administratieve vergoeding in rekening brengen van €. 0,20 excl. BTW per in te scannen pagina.

XI. Niet toerekenbare tekortkoming (overmacht)

  1. Onder overmacht (“niet-toerekenbare tekortkoming”) wordt ten deze verstaan: elke van de wil van partijen onafhankelijke, eventueel onvoorzienbare omstandigheid waardoor nakoming van de Overeenkomst van Dienstverlening redelijkerwijs door Opdrachtgever niet (meer) van Birch kan worden verlangd. Onder overmacht van Birch wordt in ieder geval verstaan: werkstaking, bovenmatig ziekteverzuim van het management of personeel van Birch, transportmoeilijkheden, brand, overheidsmaatregelen, bedrijfsstoringen bij Birch, problemen bij toeleveranciers, onvrijwillige storingen of belemmeringen waardoor de uitvoering van de Overeenkomst van Dienstverlening kostbaarder en/of bezwaarlijker wordt, zoals stormschade en/of andere natuurrampen, als mede wanprestatie (“toerekenbare tekortkoming”) door de (software) toeleveranciers van Birch, waardoor Birch haar verplichtingen jegens Opdrachtgever niet (meer) (tijdig) kan nakomen.
  2. Birch is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien dit voor Birch redelijkerwijs niet mogelijk is ten gevolge van buiten toedoen van Birch ontstane veranderingen in de bij het aangaan der verplichting bestaande omstandigheden, welke krachtens wet of in het rechtsverkeer geldende opvattingen niet voor diens risico komen. Indien Birch meent in een overmacht situatie te (komen) verkeren, zal zij de Opdrachtgever daarvan binnen 7 werkdagen in kennis stellen.

XII. Klachtenregeling

  1. Klachten over de uitvoering van de aangenomen werkzaamheden dienen door Opdrachtgever binnen 5 werkdagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 10 werkdagen na voltooiing van de opdracht, schriftelijk per aangetekend schrijven te worden gemeld aan de directie van Birch.
  2. Indien een klacht gegrond is, zal Birch de werkzaamheden alsnog verrichten zoals door partijen is overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. De Opdrachtgever dient Birch hiervan dan schriftelijk op de hoogte te stellen.
  3. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden niet meer mogelijk of zinvol is, zal Birch slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 14.
  4. Een geschil voortvloeiend uit offertes, aanbiedingen en overeenkomstenwaarop de onderhavige voorwaarden van toepassing zijn, kan worden voorgelegd aan de burgerlijke rechter. Tijdens een lopende klachtenprocedure en/of na afwikkeling van een klacht, in welke vorm dan ook, is het Partijen verboden om zich negatief uit te laten over elkaar, daar dit kan leiden tot reputatieschade.

XIII. Inschakeling van derden

  1. Indien dat noodzakelijk of wenselijk is voor een juiste uitvoering van de Overeenkomst van Dienstverlening kunnen door Birch derden worden ingeschakeld en worden de kosten daarvan aan Opdrachtgever doorberekend conform de door die derden te verstrekken prijsopgaven, met dien verstande dat inschakeling van derden altijd tevoren met Opdrachtgever besproken wordt.
  2. Indien Birch derdenkosten vooruitbetaald, is zij gerechtigd deze met een opslag voor overheadkosten van maximaal 15% exclusief BTW door te berekenen aan de Opdrachtgever.
  3. Voor zover Birch bij de uitvoering van de aan haar verstrekte opdracht gebruik zal maken van deze derden afkomstige adviezen, waaronder begrepen adviezen van accountants, advocaten, fiscalisten, estate planners, banken, vermogensbeheerders, verzekeraars etc., zal zij bij de selectie van derden de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.

XIV. Aansprakelijkheid van Birch

  1. Ter zake toerekenbare tekortkoming is de totale aansprakelijkheid van Birch, haar bestuurders en werknemers voor door Opdrachtgever geleden schade, ongeacht de wijze waarop een eventuele vordering wordt gegrond, hetzij optoerekenbare tekortkoming, hetzij op onrechtmatige daad of anderszins in geen geval hoger dan een bedrag gelijk aan de verzekerde som op de door Birch afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering bij de Bavam. Op verzoek wordt aan belanghebbenden nadere informatie over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering verstrekt. In het geval de bedoelde beroepsaansprakelijkheidsverzekering in een specifiek geval geen dekking verleent, is de aansprakelijkheid van Birch alsmede van haar bestuurders, haar werknemers / franchisers en de door Birch bij de uitvoering van de Opdracht ingeschakelde personen, beperkt tot maximaal het totaal van het, ter zake de Opdracht die aan de ontstane schade ten grondslag ligt, aan de Opdrachtgever in rekening gebrachte honorarium. Indien Birch geen honorarium voor haar dienstverlening aan Opdrachtgever in rekening heeft gebracht, is de aansprakelijkheid van Birch en de hare beperkt tot 10% van de door de Financiële Instelling aan Opdrachtgever in rekening gebrachte premie.
  2. Birch is niet aansprakelijk voor schade indien Opdrachtgever in zijn verantwoordelijkheden tekort schiet of indien Opdrachtgever bewust, dan wel onbewust, onjuiste, gebrekkige of onvolledige informatie verstrekt of heeft verstrekt.
  3. Uitgesloten is elke aansprakelijkheid, voor welke schade dan ook, die mocht voortvloeien uit fouten in door Birch gebruikte computerprogrammatuur (software), tenzij en voor zover de leverancier van bedoelde programmatuur aansprakelijkheid aanvaardt en de schade op deze kan worden verhaald.
  4. Birch is nimmer aansprakelijk voor schade, in welke vorm dan ook, die voortvloeit uit de omstandigheid dat de Opdrachtgever de aan hem in rekening gebrachte premies voor door hem afgesloten financiële producten, ondanks deugdelijke sommatie van financiële instelling of Birch, niet of niet tijdig heeft voldaan.
  5. Birch is nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook; die het gevolg is van de omstandigheid dat een door Opdrachtgever met diens wederpartij overeengekomen financieringsvoorbehoud is verstreken; die veroorzaakt wordt doordat de financiële instelling er niet of niet tijdig voor zorg draagt dat de voor het passeren van de hypotheekakte benodigde stukken gereed zijn en/of de geldmiddelen niet of tijdig bij de notaris in depot staan.
  6. Het in dit artikel bepaalde laat onverlet de aansprakelijkheid van Birch voor schade welke veroorzaakt is door de opzet of bewuste roekeloosheid van haar ondergeschikten.

XV. Verval van recht

Na verloop van 2 maanden te rekenen vanaf de dag van het verstrekken van het advies of beëindiging van de werkzaamheden, vervalt ieder recht van Opdrachtgever jegens Birch ter zake schade ontstaan door eventuele tekortkomingen en/of fouten van Birch bij de uitvoering van de Overeenkomst van Dienstverlening.

XVI. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Alle overeenkomsten tussen Birch Wealth Solutions BV en haar in Nederland woonachtige Opdrachtgever worden beheerst door Nederlands Recht. Overeenkomsten tussen Birch Group AG en Birch Caring Families AG en Opdrachtgever worden beheerst door Zwitsers recht.
  2. Alle geschillen worden uitsluitend beslecht door de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Birch Wealth Solutions BV in Nederland, dan wel van het arrondissement waar Birch in Nederland gevestigd is, ook indien de Opdrachtgever in het buitenland woonachtig is.

XVII. Geheimhouding en bescherming persoonsgegevens

  1. Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle informatie welke hen uit hoofde van de met de andere partij gesloten overeenkomst bekend is geworden en waarvan haar redelijkerwijze bekend moet zijn dat de informatie als vertrouwelijk of geheim heeft te gelden.
  2. Door de Opdrachtgever aan Birch verstrekte persoonsgegevens zullen door Birch niet worden gebruikt voor of verstrekt aan derden voor andere doeleinden dan ten behoeve van de uitvoering van de aan haar verstrekte opdracht of door haar aan de opdrachtgever te verzenden mailings e.d., behoudens voor zover Birch op grond van de wet of openbare orde in het kader van haar bedrijfsuitoefening verplicht is om de betreffende gegevens aan een daartoe aangewezen instantie te verstrekken.
  3. Indien de Opdrachtgever bezwaar heeft tegen opname van diens persoonsgegevens in enige mailinglist e.d. van Birch, zal Birch de betreffende gegevens op eerste schriftelijk verzoek van Opdrachtgever uit het betreffende bestand verwijderen.

XVIII. Wijziging en aanvullende algemene voorwaarden

  1. Wijzigingen en/of aanvulling van deze Adviesvoorwaarden binden partijen bij de Overeenkomst met ingang van de dag, volgend op de dag van toezending daarvan.
  2. Indien Birch in een voorkomend geval, niet de strikte naleving van deze Adviesvoorwaarden verlangt, brengt dit niet met zich mee, dat deze niet van toepassing zouden zijn of dat Birch het recht zou verliezen om in toekomstige, al dan niet soortgelijke gevallen, de strikte naleving van deze voorwaarden te verlangen.
  3. Deze Adviesvoorwaarden zijn tevens van toepassing op alle werkzaamheden die wij verrichten onder onze handelsnamen als vermeld in de Kamer van Koophandel.

XIX. Intellectueel eigendom

  1. Alle rechten met betrekking tot (geestes-) producten of concepten, waaronder mede begrepen werkwijzen, adviezen, die Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de door Opdrachtgever verstrekte opdracht heeft gebruikt of die het resultaat zijn van de door Opdrachtnemer krachtens de opdracht verrichte werkzaamheden, berusten uitsluitend bij Opdrachtnemer, voor zover die rechten niet tevens aan derden toekomen.
  2. Het is Opdrachtgever, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer uitdrukkelijk verboden tot openbaarmaking of vermenigvuldiging van in vorenstaand lid van dit artikel bedoelde producten over te gaan, noch daarvan gebruik te maken voor een ander doel of terbeschikkingstelling daarvan aan andere personen, dan waarvoor of voor wie de betreffende producten bestemd zijn. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van voormelde handelingen.

Een versie van de adviesvoorwaarden in de Engelse taal is op verzoek beschikbaar. An English version of our consultancy terms is available upon request.

Contactgegevens:

Birch Wealth Solutions BV

Verlengde Hereweg 174

NL-9722 AM Groningen

Birch Group AG/Birch Caring Families AG

Gutenbergstrasse 10

CH-8001 Zürich